バーチャルオフィスの開設が完了したら、次はチームのメンバーを迎え入れる番です。このベストプラクティスを参考に、同僚を迎え入れ、Gather で働く最初の経験を素晴らしいものにしてください。
についてチームに伝えるGather
招待状を送る前に、Gather とは何か、それによって何を達成したいのかをチームに伝えましょう。インスピレーションとして、他のGather ユーザーの経験に基づくバーチャルオフィスの利点を参考にしてください。
このアナウンスは、Slackにパイロット版について投稿したり、チームミーティングで話したり、メールで詳細を送ったりすることで行うことができます。
まずはこの段落から：
Gather 分散しているチームでもバーチャルオフィスを利用することで、直接会っているのと同じようにコラボレーションを行うことができます。ビデオ通話やチャットだけでなく、お互いのデジタルデスクに立ち寄ったり、手を振って会話に加わったりすることもできます。リモートワークの過度なスケジュール生活に自然なコミュニケーションを取り戻す方法なのです。
パイロット・アナウンスの完全なテンプレートについては、こちらをクリックしてください。
Gather がどのようなものか分かったら、それを使うための準備に取り掛かりましょう。私たちは、あなたのチームの一員となるべく努力しますが、ここでは、あなたが伝えることができるいくつかの有用なリソースを紹介します：
- Gather アカデミーガイド付きビデオチュートリアル
- Gather ヘルプセンターヘルプドキュメント
- あなただけのバーチャルオフィスのエチケット（本ガイドの最後のセクションをご覧ください。）
オンボーディング・ガイドの全テンプレートについては、こちらをクリックしてください。
プロヒント: 大規模なチームを結成する場合、まずリーダーから始めましょう。まずはリーダー（実際のリーダーシップチームのメンバー、ピープルマネージャー、社内文化のインフルエンサーなど）から始めましょう。これらの人々は、より広いチームからの質問に答えることができ、新しいオフィスを使うことへの熱意を高めることができます！
チームメイトをオフィスに招待する
チームを招待するには、空のデスクにカーソルを合わせて「チームを招待」をクリックするか、左下の「メインメニュー」ボタンをクリックして「招待」を選択します。
ここからは、2つの選択肢があります：
- 電子メールで招待する。各同僚のメールアドレスを入力し、個別に受信トレイに招待状を送ります。
- リンクで招待するオフィスの特定のデスクに1人のメンバーを招待するリンクを生成するか、複数のチームメイトが使用できる汎用リンクを生成することができます。
最初の数週間はチームを巻き込む
招待状を送ったら、Gather の魅力を伝える最善の方法は、みんなが同時に参加し、会話が弾むようなイベントを予定することです。ここでは、最初の数週間に計画できる、会話を始めるためのイベントをいくつかご紹介します！
Gather ツアー
初めてチームを招待する際には、簡単なオフィスツアーの時間を設け、全員が一緒にGather を体験できるようにします。
㊙️このキックオフコールの時に、見直すと便利 です：
- 移動方法について
- 空間映像・音声のしくみ
- 全員の個人的な机の場所（この電話中にチームメイトに自分の机を主張し、装飾してもらうことも可能です。）
- オフィス。一緒に見学して、各デスクポッドに誰が座っているか、「ウォータークーラー」エリアはどこにあるか、プライベートな会話をするための会議室の使い方などを説明しましょう。
コワーキング
カレンダーに、誰でも気軽に立ち寄れるコワーキングセッションの時間を入れておく。アイデアとしては、以下のようなものがあります：
- Gather の朝（または特定の時間帯の朝）
- Gather の金曜日（または特定の曜日）。
- 1時間のシングルチームでのコワーキング（エンジニアリングチーム全員が座るなど）
- 1時間のクロスファンクショナルコワーキング（マーケティングとカスタマーサクセスが同席するなど）。
一日中コワーキングスペースに座っている人を見ているうちに、自然にそうなっていくことが目標です。しかし、まだ始めたばかりの皆さんは、この新しい儀式をスケジュール化することで、より効果的なものにすることができます。
ソーシャルイベント
Gather は、ミーティングを行い、生産的な会話をし、同僚と協力し合う場所です。また、チームの文化を構築する場でもあり、仕事から解放される機会もその大きな要素です。
そのため、最初の1～2週間は、チームの交流会を計画することをお勧めします。Gather に集まって話をするウォータークーラーチャットのような簡単なものでもよいですし、Gather グランプリのような当社のソーシャルイベントに参加するのもよいでしょう。
オールハンド／フルチームミーティング
フルチームのミーティングは、バーチャルオフィスにいる全員を同時に集める絶好の機会です。このような大きな会議の価値を示すために、Gather 、全員に5～10分前に来て挨拶するように促します。また、ミーティングが終わると、それぞれの会話に分かれやすくなりますが、その際にも同じように挨拶をしてください。
チームがGather で交流することに慣れれば、流動的なコワーキング、 廊下での会話、そしてミーティングを減らしてその場での会話など、 そのような瞬間が勝手に生まれてきます。最初の1、2週間はみんながこのスペースに慣れるまで、このようなセレンディピティ（偶然の出会い）の瞬間を予定に入れておくと、新しい習慣を身につけるのに役立ちます。
プロヒント：既存のミーティングをGather に移動 させることができます。お客様のカレンダーを自動的にスキャンし、定期的に開催されるミーティングにGather のミーティングリンクを追加することができますので、お客様ご自身でこれらのイベントを探す必要はありません。カレンダー設定にアクセスし、「Gather に移行」を選択します。
All Hands 以外にも、スタンドアップ、1:1、その他定期的に発生するミーティングをGather に簡単に移行することができます。すべてのミーティングを新しいバーチャル本社に移動することで、各ミーティングでどのビデオ会議ツールを使うべきか、チームが混乱しないようにすることをお勧めします。
バーチャルオフィスのエチケットを自分で作る
Gather は、その使用に関する期待事項をチームで共有することで、最も効果的に機能します。例えば、共同作業をするときはどこに行けばいいのか？多くの人はビデオをオンにして話すのか、オフにして話すのか？昼食のために席を外すときは、どうすればいいのか？
基本的な規範を早い段階で確立しておくと、一緒に道具を考えるときに便利です。
㊧あなたのチームの出発点となる よう、他のチームから聞いたガイドラインをGatherに示します：
- すべての会議をGather に移行することで、ビデオツール間を行き来する必要がなくなります。
- 仕事中はGather を開いておき、オフラインになったら閉じます。Gather のプレゼンスにより、同僚にあなたがいつ仕事をしているか、いつチャットができるかを確認することができます。集中したいときはDo Not Disturbモードを使えば、同僚に迷惑をかけないように配慮できます。
- ウェーブ機能は、会話を始めるための軽い方法として使います。あなたが話したいことを伝えると同時に、あなたが実際に近づいて話し始める前に、同僚が自分のしていることを中断する時間を与えます。
- 自分のアバターをオフィス内で動かして、現在の仕事の状況を示すこともできます。 いくつかのアイデアがある：
- 人とのつながりを渇望しているときや、チャットに利用できるときにコワーキングゾーンに座ってみましょう。
- 何かに没頭しているときはフォーカスポッドに座り、邪魔にならないように周囲に配慮する。
- 昼食や軽食のために席を外すときは、カフェテリアに座りましょう。自分が休憩していることを示す場所を確保することで、ワークライフバランスの健全化が促進され、チームの他のメンバーもそれに続くようになります。
- 閉ざされたドアの向こうにあるミーティングに、招かれざる客として入ってはいけない。ただし、ドアが開いている場合は、オープンなコワーキングセッションであることを意味する。
- プライベートな会話が必要な場合ミーティングをロックしてください。これにより、招待されない限り、他の人が会話に参加することができなくなります。
- ここでは、オフィスの使い方を説明します：ガイドラインを完成させるために、オフィスのさまざまな場所のスクリーンショットやビデオ撮影を行い、チームがそれらをどのように使用するかを具体的に説明します。特に、新入社員が入社する際に、オフィスのどこに何をしに行けばいいのかを理解するのに役立ちます。
このガイドラインは、チームが新しいバーチャルHQに慣れるにつ れて、自分たちの使い方がわかってくるにつれて、どんどん変わっていくものです。
ヒント：このガイドラインは、チーム全体がアクセスできる場所に文書化しておき、新入社員が利用できるようにします。そうすることで、チーム文化に溶け込み、バーチャルオフィスで働く際の規範を共有することができます！
もっと詳しく知りたい方はこちら
このガイドは、Gather の他のチームから聞いたベストプラクティスを集めたものです。大規模なチームのオンボーディングで、より多くの助けを求めている場合は、こちらからご連絡 ください。