在宅勤務のマネージャーは慢性的にミーティングだらけのカレンダーに悩まされることが多いようです。永遠と続く会議予定に悩まされるのと同時に、部下が生産的かつクリエイティブでイノベイティブに仕事ができるように配慮もしなくてはなりません。
正直なところすべての会議が同じように行われているわけではありません。実際、ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、92％の社員が会議にはコストがかかり、非生産的だと考えているそうです。
それと同時に、特にリモートチームをマネージメントする際、個々のメンバー同士が、ブレインストーミングや業務改善のために他のメンバーと連携する機会を作る必要があります。
個々で作業する時間と協力する時間のバランスを取るために、ミーティングは戦略的かつ選択的に行う必要があります。
実際に生産性やイノベーションを促進する会議とは？
ネタバレ：スタンドアップミーティングではありません😉
チームのカレンダーを確認してどんなミーティングを開くのか、やめるのか、継続するのかについて検討する場合、考慮すべきことが3つあります。
最も価値のあるミーティングは、人間関係を改善し、ダイナミックな会話に導き、チーム以外の情報へのアクセスを増やすものです。
これらの3つの要素が合わさることによって、より深いつながりが形成され、会話が活発になり、アイデアが実際に勢いを増すようなミーティング環境が作られます。それこそがミーティングする価値です！
今すぐチームのスケジュールを改善、また生産性とイノベーションを向上させるために実施すべき3つのエビデンスに基づいたミーティングをご紹介します：
- 若手社員＋経営役員との交流
- オープンエンドのチーム共同作業
- 部署を超えた交流
各ミーティングタイプについて、さらに深く掘り下げ、その背景にある科学を共有し、リモートでミーティングを開催するためのヒントを提供します。 （Gather 上のバーチャルオフィスを含め）
1.若手社員＋経営役員との交流
社員を指導することは、会社とそのキャリアの両方で成功するために必要不可欠です。社員を管理する立場として、最も重要なことのうちの一つは、部下が組織全体のさまざまな人から指導や助言を受けていることを確認することです。
ハーバードビジネススクールの研究によれば、若手社員と経営役員との間で、カジュアルな会話を持つ場所があることは、若手社員のパフォーマンス向上につながる可能性があると示されています。
重要なのは、こういった交流が定期的に行われること、そして可能であれば、2者間の性別や民族性の点で、共通点を持つことです。これらの交流は、グループで行われる場合もあれば、1対1の環境で行われる場合もあります。
これにより、若手社員は経験豊富なチームメンバーと強い絆を築く機会を得ることができます。共感できる相手から戦略的な見識やアドバイスをもらうことができます。その結果、若手社員はスキルアップし、新しい視点を仕事にもたらすことができるでしょう。
これらの交流のための実践モデル
1.定期的に開催する
新入社員が入社してすぐに経営役員と会うのはよくあることですが、日が経つにつれて、会う機会は急速に減りはじめます。
同じような立場の先輩社員を見ることで、若手社員の自信がつくことがあります。将来有望なペアのマッチングを見つけて、若手社員のために紹介してみましょう。
2.人口統計学的なマッチングを助ける
同じような立場の先輩社員を見ることで、若手社員の自信がつくことがあります。将来有望なペアのマッチングを見つけて、若手社員のために紹介してみましょう。
3.『オフィスから離れる』
直接対面で一緒に働く場合、会議室以外でのミーティング開催は素晴らしいことです- それによってよりオープンな気持ちになり、警戒心を解くことができます。
バーチャルオフィスで働いている場合、新しい場所で仕事をするというオプションがあります。デジタル環境では、打ち解けるきっかけになり（『今日は錦鯉の池の近くで仕事できて楽しかったね！』など）、会話をはじめるのにも、もってこいです！
2.オープンエンドのチーム共同作業
シカゴ大学の研究によると、人々が同じ場所で働くと、予定外のコミュニケーションや、新しい仕事の関係を生み出し、イノベーションを促進する相互作用が多いということがわかっています。
バーチャルオフィスは、在宅勤務で離れたところにいたとしても、同じ空間で働いているという共有空間 を提供します。
毎週決まった時間を自由な共同作業のために確保してみましょう。チーム全員がオンラインでマイクとビデオをオンにしてコミュニケーションをとると、活発な会話や新しいアイデアが生まれ、その場でひらめき、実行できる可能性が高まります。
バーチャルチームの共同作業における実践モデル
1.お手本になろう
チームのマネージャーとして、グループ共同作業のセッションに取り組む姿勢は、他のメンバーに対しても影響を与えます。
例えば、これらのミーティングを優先しなくなると、チームメンバーも同様になります。自ら率先して参加し、存在感を示し、会話を活発に進めましょう。
自分の考えを共有し、グループからアイデアを出そうとする意欲を持ちましょう。自分の弱点や改善点を自覚し、率直な意見を受け入れる姿勢を見せることで、他の人々も同じようにできるようになります。そうすることでアイデアが湧いてくるでしょう。
2. マイクやビデオをオンにすることを促そう
全員がコワーキングセッションに参加しても、マイクやビデオをオフにしたままでは、自由な会話を行うという目的が達成できません。
誰かがランチを食べていたり、犬が吠えていたり、様々なことが起こるのは当たり前ですが、コワーキングセッションでは全員が積極的に参加するということを促しましょう。実際のオフィスで行われている対面でのセッションにより近くなり、実りのあるものになるでしょう。
3.バーチャルオフィスでの自然発生
バーチャルオフィスで働く場合、このようなコワーキングセッションをスケジュールしていなくても、自然にコラボレーションが行われます。
チームメンバーがデスクで仕事をしているのが見えるので、（誰がオンラインで対応可能なのか、）その場で自由にアイデアを出し合ったり、問題解決に取り組んだりできるかも一目瞭然です。
誰に会話に参加してもらいたい場合、手を振るか、コワーキングテーブルに座るだけで、自由にはなしかけてもいいというサインになります。
3.部署を超えた交流
生産性向上のためのミーティングリストに含めるには、「気が散る」または「楽しすぎる」と感じるかもしれませんが、私たちの意見を聞いてください。
この研究は、在宅勤務者が孤立して情報を組織全体で共有する機会が少なくなっていることを示しています。在宅勤務だと、すでに強い結びつきがある身近な同僚と時間を過ごし、優先順位の付け方や思考が異なる人々との時間は減少しています。
クリエイティブなソリューションを導き出して、問題の全体像をとらえるために、従業員はチームのメンバーだけではなく、組織全体の様々な人に会う必要があります。
他部署との人間関係を構築する機会を持つことで、ビジネスにおける異なる視野や考え方、ニーズ、意見に触れる機会が増えます。それにより多角的なアイディアを生み出すことができるようになります。
部署を超えたバーチャル交流における実践モデル
1. グループごとのイベントと1対1のイベントを混ぜる
チーム全体のイベント、他部署のメンバーと1対1でコーヒーを飲みながらチャットするなど、どちらのイベントを企画してもかまいません。重要なのは、チームメンバーが普段交流のない人と話す機会を持つことなので、グループ単位でも個人単位の交流どちらでも問題ありません。
最善の方法は、相手チームのマネージャーと調整し、すべての関係者にとって何が最も効果的かを確認することです。少人数のチームであれば、グループ企画の方が絆が深まるかもしれないし、大人数のチームであれば、単にスケジュール調整のために、個人的なコーヒーチャットの企画を好む傾向があるかもしれません。
2. バーチャルオフィスで常に行う
繰り返しになりますが、もしあなたのチームがGather のバーチャル本社で仕事をしているのであれば、彼らがいつ空いているかわかるので、自分のチーム以外の人たちとソーシャル体験を共有することがとても簡単になります。
また、バーチャルオフィス内を移動していると、実際のオフィスで起こるように、人にぶつかることもあるし、廊下で挨拶したり、ミーティング後にさっと誰かのデスクに立ち寄ることもできます。
もちろん、他部署との正式な交流会を企画することも可能です。Gather グランプリで他チームにレースを挑むこともおススメです。ちょっとした競争は、人間関係を築くのにとても役立ちます！
まとめ
バーチャルミーティングは疲れるものですが、優先順位をつければ、生産的でクリエイティブかつイノベイティブなアイデアを出すのにも役立ちます。
このような価値あるミーティングを開催するために重要なのは、次のようなことです:
- 人間関係を改善する（日々の仕事に集中しすぎない）
- 構造化されていない、ダイナミックな会話を生み出す
- 所属チーム外でのつながりと情報へのアクセスを促す
これにより、チームの生産性、創造性、革新性を高めるために必要な、刺激的なアイデアを生み出すエネルギーに満ちたミーティングを開催することができることでしょう。そして、チームメンバーはあなたに感謝することでしょう！
なにからはじめたらいいのだろうとカレンダーを見つめていあなたへ、チームの時間を割く価値があることが証明されている3つのミーティングを紹介します。：
- マネージャーと直属の部下との1対1のセッション
- 自由参加のチーム・コワーキング・セッション
- 部署を超えた交流
