多くの企業がリモートで仕事をする中、企業文化を育み、広範囲に分散する従業員の関心を高め、ミッションやビジョンに沿うようにすることは、難しいことです。バーチャルなタウンホールミーティング（またはオールハンズミーティング）は、コミュニティ文化を創造し、結果、目標、変化を共有するために極めて重要なものとなっています。しかし、聴衆の関心を引き続けるのは必ずしも容易ではありません。
ここでは、バーチャル・タウンホールを生産的で魅力的、そして楽しいものにするための最高のヒントをご紹介します。その前に、バーチャルタウンホールミーティングとは何かについて説明します。
バーチャルタウンホールミーティング/オールハンズミーティングとは？
バーチャルタウンホールミーティングは、リーダーシップや上層部経営陣がオンラインで開催する全社的なイベントで、プロジェクトや結果、会社の重要な変化について全社に最新情報を提供するものです。この言葉は、政治家が地域社会に影響を与える重要な法案やトピックを議論するために、地元のタウンホールで開催される会議に由来しています。
現在、バーチャル・タウンホールとは、全従業員が出席するオンライン上で開催される社内会議のことで、ライブストリーミングイベント、または投票やQ&Aセッションを含むビデオ会議のことを指します。定期的に開催されるタウンホールでは、社員の功績を称え、会社の価値観やビジネスの最新情報を共有し、社員の士気を向上させることができる。
遠隔地企業におけるタウンホールミーティングの重要性
オンラインタウンホールミーティングは、重要なマイルストーンや変更を組織全体に知らせ、遅れないようにするための重要な（そして効果的な）方法ですが、チームがリモートで働く場合はさらに重要です。
フルタイム、パートタイムを問わず、リモートで働くチームは、従業員が地理的に分散しているため、スタッフ全員が同じ場所、同じ時間に集まることはほぼ不可能です。定期的に全社員が集まらなければ、分散したチームは全体像を見失い、企業文化から切り離されたように感じるかもしれません。そのようなギャップを埋めるために、タウンホールミーティングをバーチャルで開催することができます。
幸い、テクノロジーの進歩により、遠隔地や異なるタイムゾーンで働く従業員でも、対面での対話のメリットを享受できるよう、企業が利用できる非常に賢いツールがあります：
- 一緒に働く、離れて働く： チームが地理的に分散している場合、すべての従業員を直接集めることは、コストと不便さを伴うことがあります。適切なツールを使えば、移動の手間をかけずに、バーチャルな環境でチームワークを発揮することができます。
- エンゲージメントの向上： タウンホールミーティングは、従業員が上層部を知り、質問するのに最適な方法で、士気を向上させることができます。良いタウンホールの経験は、コミュニティと文化の感覚を強化することができます。
- コスト削減：多くの企業がオフィスの規模を縮小したり、完全に廃止したりしているため、大規模な会議を開催するために外部の会場に費用をかける必要がある場合があります。バーチャルタウンホールミーティングでは、会場費、駐車場代、ホテル代、経費、出張者の食事代などが不要になります。
バーチャルタウンホールミーティングの開催に向けたベストプラクティス
すべてのバーチャルタウンホールミーティングが同じとは限りません。もし、あなたの最善の努力にもかかわらず、従業員がバーチャルタウンホールに出席しても、参加したり質問したりしない場合は、これらのイベントの開催方法を見直す必要があるかもしれません。バーチャル・タウンホールを最大限に活用し、会議疲れを防ぐには、有益で魅力的な雰囲気を作りたいものです。
バーチャルタウンホールミーティングを設定する際に、遵守すべきいくつかのベストプラクティスがあります：
- リアリズムの要素を取り入れる
- 早期に交戦ルールを設定する
- 参加型にする
- 楽しんできてください！
- 技術的な問題を回避する
- 魅力的なプラットフォームを利用する
リアリズムの要素を取り入れる
Zoomスタイルのミーティングの問題点は、あまり面白くなく、実際の生活のように感じられないということです。交流や貢献の代わりに、沈黙やぎこちない間が生じることがよくあります。できることなら、もっと 有機的で自然な感じのする空間にしたいものです。
Gather デザインのヒント全員参加のミーティング用の部屋を作るときは、テーブルと椅子を追加して、人々が小グループで座れるようにします。こうすることで、公式発表の前後でチームメイトが交流することができます。
早期に交戦ルールを設定する
効率化が重要です。会議中にチームメンバーがマルチタスクにならないようにお願いし、経験を最大限に生かすようにします。中断を避けるため、最後に質問する機会を設けることを従業員に伝えておく。従業員のエンゲージメントを高めるには、期待値を前もって設定しておくことが効果的な場合もあります。
参加型にする
良い会話は一方的なものではありません。ライブ投票やQ&A、さらにはゲームや休憩室など、インタラクティブな要素を通じて、従業員が貢献できるようにしましょう。
タウンホールミーティングは、チームメンバーが懸念を表明したり、シニアリーダーシップチームに質問したりする唯一の機会かもしれません（あるいは、大きな成功を一緒に祝うこともできます！）。
タウンホールで実施する新しいミーティング形式をお探しですか？ Gather にあるこれらのアイデアを試してみてください！
楽しんできてください！
タウンホールミーティングは、講義や記者会見のようなものであってはなりません。ビジュアルや画像、5分間ゲーム、アイスブレーカーなどを使って、楽しみながら企業文化の一端をその場に持ち込んでください。そうすることで雰囲気を盛り上げ、企業文化の香りを前面に出すことができます。タウンホールが台本や形式的なものでないと感じられれば、社員はより積極的に貢献しようと思うでしょう。
技術的な問題を回避する
タウンホールミーティングは、会社全体が参加することを意味します...吠える犬、ビープ音するトラック、携帯電話のフィードバックと共に。ビデオの再生、スライドやスクリーンの共有、必要であれば参加者のミュートができることを確認してください。バーチャルイベントプラットフォームは数多くあり、最小限の混乱で良い体験を作り出すのに役立ちます。
魅力的なプラットフォームを利用する。
これは明白に思えるかもしれませんが、魅力的なバーチャルタウンホールミーティングを開催したい場合は、魅力的なプラットフォームを使用する必要があります。Zoom、Skype、Google Meetは、技術的にはすべて機能しますが、ソーシャルインタラクションやグループ参加用に設計されたものではありません。遠隔地にある企業にとって魅力的なツールを使うのが一番です。 Gatherのような）遠隔地にある企業にとって魅力的なツールを使うことが、あなたの発言にチームを興奮させる最良の方法です。
Gather でバーチャルオフィスを作成すると、タウンホールミーティング用の専用ルームを構築することができます。ミーティングを開催するのに最適な機能だけでなく、オールハンドの前／後に全員が交流する機会を提供します。隣の人と話したり、一緒にミーティングを抜け出したり、誰かのバーチャルデスクで会話を続けたりすることが簡単にできるのです。
Gather は、エキサイティングなミーティングスペース、チームビルディングや楽しみの機会、そして温かく有機的なコラボレーション環境を創造することができます。
まとめ
タウンホールをよりエキサイティングで魅力的なものにする方法をお探しでしたら、次の方法をお勧めします。 GatherGather は、物理的な場所に関係なく、リモートチームが有意義なつながりを構築できるように設計されています。カスタムバーチャルオフィスでオールハンズを開催すれば、メインメッセージの邪魔をすることなく、聴衆の注目を集め、維持することができます。そして何より、小規模なチームであれば無料で利用できるのが魅力です！